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項目變更太多，如何利用在線項目管理軟件去管理？
項目一旦啟動，變更就隨之而來，軟件開發(fā)類、生產(chǎn)制造類項目尤其如此。變更管理是項目管理中一個很重要的實踐，一般公司也都有項目變更管理流程。但實際項目中，往往會碰到各種問題，導致變更管理形同虛設。面對此種情況，我們該如何利用在線項目管理軟件去管理呢？變更管理環(huán)節(jié)欠缺的項目，有時候項目成員自發(fā)完成了變更調(diào)整，最后項目還順利收尾了，這是個幸運的項目。但絕大部分項目，通常會導致干系人的投訴，項目可能延期、失控，甚至流產(chǎn)。所以在項目管理中，穩(wěn)穩(wěn)把控項目中形勢變化，適時引導項目的變更節(jié)奏，非常考驗項目經(jīng)理的能力。人力總有不能及之處，企業(yè)項目管理軟件的作用便突顯出來了。
要控制變更對項目的影響，必須有一套標準的項目變更管理流程。在線項目管理軟件8MSaaS PM幫助項目負責人明確規(guī)定變更控制的責任和權力，并由所有的項目干系人認可，貫穿整個項目過程。
如何利用8MSaaS PM管理項目變更？
一般說來，項目變更管理流程分為以下5個階段：
（1）變更發(fā)起。
變更發(fā)起人提交變更申請，這個步驟中關鍵是要分配好負責人，包括明確請求人。
在8MSaaS PM內(nèi)，變更申請類別包括新增需求、缺陷（錯誤）、需求變更、人員變動等。變更申請可以先口頭提出，但隨后必須在系統(tǒng)內(nèi)確認，以便留痕。
即使是小的需求變更也要經(jīng)過正規(guī)的需求管理流程，否則會積少成多。
在實踐中，人們往往不愿意為小的需求變更去執(zhí)行正規(guī)的需求管理過程，認為降低了開發(fā)效率，浪費了時間。但正是由于這種觀念才使需求逐漸變?yōu)椴豢煽?，最終導致項目的失敗。
（2）變更評估。
變更評估通常需要參考項目管理計劃、項目績效報告等，主要內(nèi)容有：1.變更必要性及緊急程度分析。2.變更的影響，包括是否涉及費用和合同的變更。
項目經(jīng)理應該召集相關人員討論該需求變更的合理性、可行性，實施的代價以及對項目的影響。
8MSaaS PM中變更事項的緊急程度分為不惜成本、優(yōu)先處理、依序處理和延后處理4個等級。項目經(jīng)理可以根據(jù)變更帶來的影響進行分類管理，嚴格控制需求變更。
在優(yōu)先級別隊列可調(diào)整變更請求的優(yōu)先級
（3）變更審批。
變更審批是逐級進行的：1.對于小的變更，項目經(jīng)理即可決定是否執(zhí)行。2.對于大的變更，需要升級到變更控制委員會（如有），有時還需要再往上升級到公司副總經(jīng)理甚至總經(jīng)理。
你可以在8MSaaS PM設置變更請求審批，這樣請求人就必須將變更請求提交給審批人進行審批，審批通過后，負責人才能進行下一步的操作。
8MSaaS PM還提供了多種設置，你可以快速找到和自己相關的變更請求以及這些請求代表的工作任務，隨時隨地實時掌握相關變更情況。
（4）變更實施。
變更實施的具體內(nèi)容有：1.批準的變更請求和項目變更清單。2.項目管理計劃和項目文件更新，包括各子計劃，項目基線（如成本、合同更新）等。
變更實施前，我們最好先確定依賴關系。項目活動由復雜的前后關系交織在一起，要識別出其他依賴于此變更的任務，并確定前后的關系，對必須在此變更前完成的任務進行優(yōu)先級排序。
同樣重要的是，確定資源依賴關系以及如何分配資源進行此次變更。
在8MSaaS PM中，接到變更請求通知后，負責人即可查看其內(nèi)容并與相關人員進行必要的溝通。變更請求的“負責人”如不合適，可以隨時修改，并重新委派給合適的負責人。
在整個項目實施過程中，擁有良好溝通渠道很重要，項目變化的信息能及時傳遞給項目經(jīng)理。8MSaaS PM的變更管理等于讓你的團隊擁有了一個透明的溝通平臺，用來溝通各類任務、跟蹤它們從提出到完成的所有狀態(tài)。
對于變更，應該時刻和需求方溝通項目方案和進度，最好能讓需求方完全參與到項目中，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
（5）變更確認。
變更的結果，需要反饋在項目成果之中，并及時反饋給變更的利益相關方。變更請求的“請求人”需檢查并確認變更請求中的任務已完成。
如果負責人認為已實現(xiàn)的任務不能滿足要求或質(zhì)量標準，請求人可選擇“拒絕”此“變更請求”，并且重復以上步驟直到任務獲得圓滿解決。
8MSaaS PM可用項目階段可交付成果來跟蹤需求
在此特別強調(diào)，所有的項目變更都需要持續(xù)跟蹤，直到變更完成為止。正確的變更控制流程是一個閉環(huán)過程，這個閉環(huán)過程確保整個變更過程的可控和可追溯。
8MSaaS PM與業(yè)務互連互通，實時動態(tài)跟蹤項目狀況，幫助項目經(jīng)理做好變更控制，減輕項目變更或新需求對項目進度的影響。為變更做好準備并有效地管理變更是項目成敗的關鍵。
對于想花更少時間做好變更管理的項目經(jīng)理來說，采用8MSaaS PM項目管理軟件，可以兼顧項目實施的效率和變更的緊急性，項目過程風險越小。在項目中應對變化多端的環(huán)境，項目經(jīng)理要做的，就是不管這個項目落地有多難，都能夠通過適當?shù)捻椖孔兏芾韥硪龑ы椖砍榷ǖ哪繕饲斑M，最終推動項目成功。
