8MSaaS項目管理軟件如何精細(xì)化管理項目成本?
隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)要想在市場環(huán)境中占有一席之地，有效進(jìn)行項目成本管理是關(guān)鍵。如果同類項目質(zhì)量、交付成果類似，那么價格將是客戶是否選擇由該企業(yè)負(fù)責(zé)項目的決定因素，而價格的主要依據(jù)便是成本。因此，企業(yè)必須將目光聚焦在每個獨(dú)立項目的直接成本，將其控制在合理范圍，使其在同等市場競爭條件下以成本領(lǐng)先的價格優(yōu)勢更具市場吸引力，從而不斷盈利，改善和提高自身服務(wù)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。
為什么要進(jìn)行項目成本管理？除了上述提到以價格獲得更大市場的優(yōu)勢，更有其項目成本超支會給企業(yè)帶來的不良影響，它可能會在項目完成一段時間后才出現(xiàn)，而企業(yè)不會察覺。不要以為這只是涉及成本問題這么簡單，其背后可能產(chǎn)生一些你想不到的連鎖反應(yīng)：
? 項目時間延長，客戶滿意度下降，可能會收到來自客戶的法律訴訟；
? 影響企業(yè)聲譽(yù)，進(jìn)而導(dǎo)致商機(jī)減少；
? 更難招聘到優(yōu)秀人才，造成企業(yè)項目人才出現(xiàn)斷層。
項目成本管理如此重要，然而大多數(shù)企業(yè)還是難以避免成本超支的問題，很大一部分原因是企業(yè)沒有對項目成本進(jìn)行實(shí)時管控，不能準(zhǔn)確找出導(dǎo)致項目超支的因素，及時進(jìn)行風(fēng)險控制，減輕對項目交付的影響。接下來8MSaaS將為大家詳細(xì)講解項目成本超支的原因，并找到進(jìn)行實(shí)時管控的方法。
一、項目成本超支的原因
1、資源使用率低
資源使用率低，浪費(fèi)嚴(yán)重，是大部分企業(yè)增加總支出的原因。以建筑工程項目為例，項目成本構(gòu)成大致比例為：材料成本為70%，設(shè)備成本為10%，人工成本為10%，這三大費(fèi)用控制項目的直接成本。
在材料采購方面，若采購人員沒有進(jìn)行種類、價格、運(yùn)輸方式等方面的詳細(xì)對比，將會出現(xiàn)“以次充好”的現(xiàn)象，不僅采購成本大大增加，項目質(zhì)量也岌岌可危。在施工過程中，若項目經(jīng)理沒有監(jiān)控用料，不按配額發(fā)放，使用人可以隨意領(lǐng)用主要材料，也會出現(xiàn)材料嚴(yán)重浪費(fèi)的現(xiàn)象。此外，在設(shè)備使用上，施工單位為了縮短工期，往往是超負(fù)荷運(yùn)作機(jī)械設(shè)備，一旦出現(xiàn)損壞，也會因此延誤工期，并且增加設(shè)備方面的維修開支。
另一方面是人力資源的低效率占用。這大部分是由于工人不熟悉工作環(huán)境，項目前期沒有對工人進(jìn)行一定的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致人員流動頻繁，工作效率低，工期延長，薪資成本增加，進(jìn)而造成的人力資源浪費(fèi)。
因此要做好項目成本控制，還需要提高資源使用率，減少資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。如果在項目開始就出現(xiàn)嚴(yán)重浪費(fèi)，必然會導(dǎo)致預(yù)算緊張，影響之后的項目開展。
2、財務(wù)數(shù)據(jù)失真，匯總不及時
在項目管理中，財務(wù)管理是不可忽視的一部分，它直接與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)，影響項目最后的收益結(jié)算。項目財務(wù)數(shù)據(jù)匯總不及時、反映不真實(shí)，使得資金不能及時進(jìn)行有效控制，也是導(dǎo)致項目成本超支的原因之一。
一般來說，項目前期資金充裕，項目管理者有很大的管控空間。但如果財務(wù)數(shù)據(jù)匯總不及時，沒有根據(jù)項目進(jìn)度與所花費(fèi)的成本進(jìn)行核算，統(tǒng)計資金使用情況，就濫用資金，盲目付款，極有可能導(dǎo)致項目后期出現(xiàn)資金緊張的情況。
此外，在項目執(zhí)行過程中，由于合同簽訂不規(guī)范，項目預(yù)算隨意調(diào)整，也會直接影響成本估算的準(zhǔn)確性。項目各環(huán)節(jié)財務(wù)數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)聯(lián)動，手工統(tǒng)計財務(wù)數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯誤，也會造成項目財務(wù)信息失真的情況。而等到項目管理者發(fā)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)問題，項目資金已是周轉(zhuǎn)困難，為時晚矣。
3、項目監(jiān)控失效
項目監(jiān)控是項目管理的重要組成部分。項目監(jiān)控有助于企業(yè)及時作出分析，采取措施使項目回到正軌。歸根結(jié)底，企業(yè)成本超支很重要的原因就是項目監(jiān)控不到位。沒有及時發(fā)現(xiàn)成本在某一環(huán)節(jié)發(fā)生了偏差，超出了容許的誤差范圍，對項目實(shí)施中可能遇見的風(fēng)險預(yù)估不足。項目監(jiān)控失效，說明要找到并解決問題需要花更長時間，并且需要花費(fèi)更多的時間和精力才能達(dá)到原有預(yù)估的項目成果。這勢必導(dǎo)致項目時間延長，固定成本開支增加，項目成本超支也就不可避免了。
以上便是導(dǎo)致項目成本超支的主要原因。有效的成本管理不能只單靠財務(wù)會計管控賬本數(shù)字，還需要在花費(fèi)及資源使用之前作出控制，之后作出實(shí)時追蹤。使用白板、電子表格、敏捷型PPM管理風(fēng)險因素已經(jīng)過時，實(shí)時了解項目進(jìn)度及成本、跟蹤大量數(shù)據(jù)、第一時間洞悉項目風(fēng)險與問題，需要一個專門的項目成本管理軟件。
二、8MSaaS PM的項目成本管理解決方案
1、實(shí)時跟蹤匯總實(shí)際收入和成本
有效的項目成本管控，必須支持項目實(shí)際收入和成本的實(shí)時匯總和更新，通過與項目預(yù)算的對比，項目管理者第一時間獲知項目超支情況，及時采取調(diào)整措施。
8MSaaS PM支持項目管理會計的功能，提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時跟蹤功能，讓財務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。在財務(wù)信息真實(shí)性方面，8MSaaS PM任一信息更改，其它相關(guān)信息都會自動同步更新，并通知相關(guān)人員，從多個維度來減少信息錯誤，避免員工虛報財務(wù)信息，保證數(shù)據(jù)的實(shí)時精準(zhǔn)。
2、項目各個階段的成本信息可視化
8MSaaS PM能幫助企業(yè)全面有效地管理項目層及活動層收入和成本的預(yù)算，包括項目中的銷售訂單與合同，項目工時成本，各項項目費(fèi)用，采購訂單，開票與回款等。
項目啟動前，8MSaaS PM根據(jù)項目總成本層層向下，計劃好每個子項的成本支出，用于指導(dǎo)項目實(shí)際支出。項目進(jìn)行時，8MSaaS PM自動實(shí)時匯總項目實(shí)施過程中的各項實(shí)際支出，并在出現(xiàn)超支情況時高亮顯示，發(fā)出預(yù)警。同時，系統(tǒng)還提供費(fèi)用控制功能，可自定義項目或單個事項的費(fèi)用在某個范圍內(nèi)需要再被審批。項目完成后，利用8MSaaS PM進(jìn)行商業(yè)智能分析，從多個維度對項目的成本進(jìn)行統(tǒng)計分析，還能一鍵生成報表，項目的預(yù)算支出一目了然，所有數(shù)據(jù)都有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某杀竟芸亍?
3、項目審批及跟蹤貫穿整個過程
如果項目管理者能按需審批分配預(yù)算、采購、資源等，并跟蹤其使用情況，就能有效減少資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，也能讓相關(guān)人員不敢隨意亂攤成本，用其他發(fā)票以假亂真，將項目費(fèi)用轉(zhuǎn)作其他用途，增加項目成本。
8MSaaS PM提供簡單審批與驗(yàn)收機(jī)制。支持跨部門、跨站點(diǎn)、跨項目的資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率，以防資源申請者輕易夸大資源的需求，同時也使資源申請者更努力地去估計真正的資源需求及時間。8MSaaS 除了能幫助用戶恰當(dāng)分配資源時間之外，還能檢測到資源技能與需求之間的差距，讓資源與需求更加匹配。
8MSaaS PM也支持基于項目的采購。所有的采購信息都會根據(jù)采購項目的WBS架構(gòu)實(shí)時匯總更新，并可以利用項目管理規(guī)則對采購資源進(jìn)行有效管理和跟蹤。
4、自動預(yù)警計劃預(yù)算與實(shí)際的偏差
風(fēng)險管理是項目管理中必不可少的一環(huán)。預(yù)防和控制風(fēng)險可以維持企業(yè)項目穩(wěn)定開展，減少資源浪費(fèi)，進(jìn)一步控制項目成本支出。
8MSaaS PM能自動檢測項目各種系統(tǒng)性風(fēng)險及其影響，包括項目計劃，成本，資源以及質(zhì)量的風(fēng)險，并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動推測最終的影響，項目人員可清楚地知道若不及時恰當(dāng)?shù)毓芾磉@些風(fēng)險的嚴(yán)重性。所有的風(fēng)險信息會實(shí)時自動地從項目層匯總到項目群以供項目群管理者隨時查看，以便項目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風(fēng)險。
結(jié)語
