新聞與資訊
關(guān)于招采策略，物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)最應(yīng)該知道的五件事
制定正式的招采策略對(duì)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)來說至關(guān)重要。在統(tǒng)一采用的情況下，清晰定義的策略和流程有助于控制所有部門的日常開支，并對(duì)業(yè)主的收入來源有益。
如果你正在尋找讓所有多戶型房產(chǎn)利益關(guān)系人受益的方法，你可以看看你的庫存和供應(yīng)政策。每種產(chǎn)品和服務(wù)都直接影響盈利能力。
在不影響服務(wù)和質(zhì)量的前提下削減成本非常重要。從更換電器到磨損的廚房小橡膠水龍頭墊圈，所有這些都必須以最經(jīng)濟(jì)、最有效的方式購買和安裝，實(shí)現(xiàn)效益最大化。
以下五條建議，有助于你制定明智的物業(yè)管理招采策略，減少開支和增加利潤。
第一條：就總量折扣進(jìn)行談判。
按需供應(yīng)品通常比通過批量庫存和補(bǔ)充計(jì)劃購買的物品要貴。
每次你因墊圈或數(shù)值需求而跑到五金店時(shí)，燃料、工時(shí)和車輛磨損等方面的額外費(fèi)用就會(huì)增加。另外，如果必須訂購零件，要注意維修的延遲對(duì)租戶和業(yè)主的影響。
第二條：指定一個(gè)招采控制中心——即便把任務(wù)分配給一個(gè)員工也能完成。
加強(qiáng)控制能夠改進(jìn)一致性和問責(zé)性。精簡的招采系統(tǒng)可以減少獲取不合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)所花費(fèi)的時(shí)間，確保你的房產(chǎn)總是能從預(yù)先審核的供應(yīng)商和承包商那里獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)或產(chǎn)品。
第三條：年度流程審核確保租戶服務(wù)的連續(xù)性和業(yè)主更高的利潤率。
無論是在日歷年交替之際，還是在財(cái)政年度的開始，每年都要讓招采團(tuán)隊(duì)回顧上一年的情況。使品牌、更換零件、辦公用品和其他消耗品標(biāo)準(zhǔn)化能夠節(jié)省儲(chǔ)存和補(bǔ)充供應(yīng)品所消耗的時(shí)間和金錢。
這也是評(píng)估外部服務(wù)的總額折扣和承包商協(xié)議的好時(shí)機(jī)，這些服務(wù)包括景觀美化、暖通空調(diào)維修、租戶責(zé)任保險(xiǎn)范圍和其他不由內(nèi)部員工提供的服務(wù)。
第四條：維護(hù)質(zhì)保跟蹤系統(tǒng)可以消除不必要的設(shè)備購買。
你的招采部門應(yīng)有一份包含所有設(shè)備的完整清單——車輛、內(nèi)部設(shè)備、安全系統(tǒng)組件、辦公設(shè)備、計(jì)算設(shè)備等，包括序列號(hào)、購買日期、保修信息和其他相關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠表明有關(guān)維護(hù)和保養(yǎng)的細(xì)節(jié)。在你訂購一臺(tái)新冰箱之前，請(qǐng)檢查保修期，如果可以，請(qǐng)辨認(rèn)出獲得正式授權(quán)的維修中心。
使用電子表格跟蹤設(shè)備和供應(yīng)品，對(duì)質(zhì)保跟蹤計(jì)劃進(jìn)行了補(bǔ)充，從而加強(qiáng)了內(nèi)部控制。
我們身邊都發(fā)生過會(huì)議室的筆記本電腦突然找不到了，或者辦公用品無故短缺的事件。因而你的招采團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該知道購買的物品在房產(chǎn)中的具體位置，并且能夠通過序列號(hào)或其他識(shí)別標(biāo)簽來核實(shí)驗(yàn)證它的移動(dòng)。
第五條：會(huì)計(jì)辦公室不是模棱兩可的地方。
為超過設(shè)定閾值的任何商品或服務(wù)啟動(dòng)采購訂單系統(tǒng)。
根據(jù)物業(yè)管理公司的規(guī)模，可能是50美元或100美元，或者你真的想控制運(yùn)營費(fèi)用，你可以要求所有采購都需要管理層批準(zhǔn)或有招采訂單。
調(diào)整采購費(fèi)用和分配費(fèi)用必不可少。在付款前，每張發(fā)票必須審查的內(nèi)容如下：
——價(jià)格不一致/差異
——未經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用
——明確界定的到期日和滯納金政策
——收費(fèi)明細(xì)
——正確的訂購數(shù)量/收貨數(shù)量
——授權(quán)（表明下單者身份的簽名或雇員姓名）
花一分鐘時(shí)間停下來想想：如果你的銷售利潤率只有10%，而你削減了5%的開支，那就產(chǎn)生了50%的利潤增長。當(dāng)然，物業(yè)管理的會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)并不完全像零售商店那樣運(yùn)作，但關(guān)鍵是：消除與日常運(yùn)營相關(guān)的不必要成本會(huì)對(duì)利潤產(chǎn)生巨大影響。
剛開始可能會(huì)讓人不適應(yīng)，但8MSaaS電子采購平臺(tái)可幫助你制定物業(yè)管理招采策略。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部，8MSaaS電子采購平臺(tái)從需求計(jì)劃、申請(qǐng)立項(xiàng)、定價(jià)、訂單執(zhí)行到交付，每個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)密跟蹤管理，多方面協(xié)同，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)及時(shí)成本預(yù)警和成本控制。
同時(shí)，物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)可通過電子化采購流程，實(shí)時(shí)掌握采購情況及庫存，嚴(yán)格控制采購質(zhì)量和消耗。對(duì)于企業(yè)外部，8MSaaS電子招采能夠精細(xì)化管理供應(yīng)商，科學(xué)評(píng)估供應(yīng)商績效，維護(hù)采購方及供應(yīng)商的良性合作關(guān)系。想了解更詳細(xì)的物業(yè)管理招采解決方案，請(qǐng)點(diǎn)擊 8MSaaS電子招采體驗(yàn)。
