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8MSaaS：現(xiàn)代企業(yè)的招采挑戰(zhàn)及解決方法
招采正日益成為企業(yè)降低成本和提高效率的戰(zhàn)略性職能。在招采過程中，負責合同管理、風險緩解和供應商關系管理的招采部門每天都要面臨各種各樣的挑戰(zhàn)。本文將聚焦招采團隊面臨的主要挑戰(zhàn)以及如何通過優(yōu)化招采流程克服這些挑戰(zhàn)的方法。
企業(yè)在實施招采過程中遇到的主要挑戰(zhàn)及解決方法：
1、 供應鏈透明度不夠
供應鏈可見性是達到法規(guī)要求和降低風險的重要工具。根據(jù)德勤（Deloitte）的全球CPO調(diào)查報告顯示，65%的招采專業(yè)人員看不到一線供應商以外的內(nèi)容。利用技術可以幫助招采人員提高交付價值、降低成本，同時實現(xiàn)可視化的供應鏈管理。
企業(yè)可使用電子招采系統(tǒng)，如8MSaaS SPM，建立科學高效的供應商選擇與管理體系，提高整個供應鏈的可見性。系統(tǒng)實時更新供應鏈情況，在需要重新訂貨或貨物嚴重短缺的緊急情況下，相關工作流會自動添加。成功的供應商合同都是用經(jīng)過法律審查的樣板文件條款創(chuàng)建的，使審查和批準變得容易。
2、 風險管理不足
招采流程面臨的供應鏈風險包括管理獨家供應商合同、市場風險（產(chǎn)品可用性、價格波動性）、潛在欺詐（盜竊或發(fā)票欺詐）、成本、質(zhì)量、交付風險、異常支出，以及處理合規(guī)風險，比如政策依從性、反腐敗問題。
招采人員必須找出最佳供應商，確保穩(wěn)定且高質(zhì)量地交付商品與服務，還必須持續(xù)監(jiān)控供應商，確保所有交付需求和交付標準得到滿足。風險緩解是招采職能中的關鍵問題，常常受到忽視，所有這些風險對盈虧底線產(chǎn)生重大影響。
通過集中、高效、透明的數(shù)據(jù)和供應商管理，這些風險能夠得到最好地控制。8MSaaS SPM支持職責分離及電子留痕，并提供欺詐偵查功能，幫助企業(yè)追蹤采購過程中是否有潛在的欺詐成分，減少相關負責人在詢價、招標過程中的不誠實操作的機率。系統(tǒng)的防欺詐防腐敗機制有效幫助招采部門降低風險，縮短處理時間，簡化招采到付款的周期，以及更好地管理供應商關系。
3、 支出不受控制
支出不受控制是招采人員面臨的最嚴峻挑戰(zhàn)之一。意外訂單、緊急訂單、在公司既定招采程序外（從銷售額外物品的供應商處）開展的招采都屬于引發(fā)收入和控制損失的間接支出。采購的這些商品不能隨時記入財務記錄和存貨記錄，使得招采策略、部門預算、存貨管理和財務審計復雜化。
根據(jù)相關報告顯示，39%的企業(yè)認為加強間接支出控制非常重要。發(fā)揮企業(yè)支出控制的唯一方法是借助數(shù)據(jù)實現(xiàn)可見性。對企業(yè)來說，獲取供應鏈的實時數(shù)據(jù)非常重要。
為確保所有支出類別得到盡可能有效的管理，支出管理自動化是招采部門能夠采取的最佳措施。8MSaaS SPM采購管理系統(tǒng)支持端到端招采到付款解決方案，有助于招采專業(yè)人士控制間接支出。系統(tǒng)能夠追蹤復雜的定價體系，并準確顯示不必要支出發(fā)生在哪里。由于所有交易都在同一個系統(tǒng)中進行，使跟蹤和確保員工遵守企業(yè)招采策略成為可能。
4、數(shù)據(jù)不準確
在招采流程走向自動化的過程中，需要許多獨立平臺和程序來管理這個過程，但這些程序沒有相互關聯(lián)，因此數(shù)據(jù)輸入大多需要手工完成，這就容易導致人為錯誤。由于數(shù)據(jù)不準確且不可靠，企業(yè)無法做出合理的招采決策，這可能導致庫存過多、庫存短缺、審批工作流停滯不前，或帶來其他可能直接影響企業(yè)盈虧的招采問題。
8MSaaS SPM可實時儲存、快速更新企業(yè)的采購數(shù)據(jù)信息，并通過智能分析機制及統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，保證所有數(shù)據(jù)實時精準傳遞，使數(shù)據(jù)保持精細化、真實性及一致性。另外，企業(yè)通過8MSaaS SPM能夠?qū)崟r打通企業(yè)客戶、項目、供應商及采購相關業(yè)務數(shù)據(jù)，確保各業(yè)務數(shù)據(jù)的實時連通性，實現(xiàn)多方業(yè)務直通，一個系統(tǒng)即可處理多方業(yè)務數(shù)據(jù)問題。
5、供應商不遵守合同
招采的另一個挑戰(zhàn)是供應商遵守合同。企業(yè)有這么多不同的供應商，很難核查供應商是否正在履行他們的義務。8MSaaS SPM幫助企業(yè)制定關鍵績效指標，記錄供應商的績效細節(jié)，方便核查供應商是否達到預期，以及是否符合合同條款。
在8MSaaS SPM的招采模塊中，自動跟蹤所有與供應商的關鍵溝通和承諾記錄，供應商、供應商合同和條款的基本信息顯示得明明白白，方便企業(yè)跟蹤從訂貨到驗收付款的整個過程。通過建立基于KPI結果的獎懲機制，加強企業(yè)及其供應商的承諾意識等等，通過企業(yè)整體供應鏈優(yōu)化，實現(xiàn)成本效益最大化。
結 語
招采部門可以借助正確的工具和技術克服最嚴峻的挑戰(zhàn)。招采流程自動化將招采人員從低價值的任務中解放出來，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂趹?zhàn)略問題。有了8MSaaS SPM，使招采流程自動化，手動流程將遭到淘汰，人為錯誤將大大減少，整體招采效率得到提升。企業(yè)能夠確保招采部門創(chuàng)造強大價值，現(xiàn)在就來申請8MSaaS SPM招采系統(tǒng)免費試用吧！
