8MSaaS：改善現(xiàn)代招采流程需要優(yōu)先考慮什么？

招采是每個企業(yè)的核心運營職能，如果企業(yè)沒能力獲取必要的材料和外包所需要的服務(wù)，它就無法生產(chǎn)產(chǎn)品和（或）提供服務(wù)。

招采流程是一個總括性術(shù)語，指一個機(jī)構(gòu)為獲取其運作所需要的貨物和（或）服務(wù)而執(zhí)行的一系列流程、規(guī)則和步驟。

傳統(tǒng)招采最重要的目標(biāo)是降低成本。然而，現(xiàn)代企業(yè)的步伐已經(jīng)大大加快，今天的企業(yè)在全球范圍內(nèi)采購材料，并在世界各地銷售產(chǎn)品。這迫使招采成為可衡量的數(shù)字化職能，與企業(yè)整體發(fā)展的優(yōu)先順序保持一致。

由此帶來的招采職能戰(zhàn)略性提高，大大擴(kuò)大了企業(yè)的優(yōu)先事項。如今，招采經(jīng)理必須關(guān)注的遠(yuǎn)不止成本控制。

招采流程的優(yōu)先步驟因企業(yè)機(jī)構(gòu)的不同而有所不同。對于大型制造商來說，管理供應(yīng)商可能非常重要，但對于小型SaaS產(chǎn)品公司來說則不重要。


以下是改善招采流程，招采經(jīng)理需要優(yōu)先考慮的3個方面：

1、供應(yīng)商關(guān)系-真正的合作伙伴關(guān)系

按時交付高質(zhì)量產(chǎn)品的可靠供應(yīng)商至關(guān)重要。否則，項目停滯不前，產(chǎn)品發(fā)布延遲，客戶失望而歸。錯過時間線往往會讓投資者懲罰上市公司的股價。

因此，許多企業(yè)采取了加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系質(zhì)量的措施。

根據(jù)一項保險研究，大企業(yè)有85%的機(jī)會在未來12個月內(nèi)發(fā)生至少一次供應(yīng)中斷。即便是技術(shù)先進(jìn)的企業(yè)，供應(yīng)鏈問題也會阻礙增長。

全球化將供應(yīng)鏈擴(kuò)展到各大洲，供應(yīng)商關(guān)系管理已經(jīng)成為改善招采流程的首要任務(wù)。

2、業(yè)務(wù)流程自動化-數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)

自動化流程生成數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。

采購申請、采購訂單、發(fā)票審批都是簡單的業(yè)務(wù)流程，屬于招采范疇。通常情況下，這些流程手動完成，并基于電子郵件發(fā)送Excel文檔。

電子郵件有許多問題，影響你的工作效率。然而，危害更為嚴(yán)重的是，電子郵件會鎖住你的專有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

這些數(shù)據(jù)位于文檔管理系統(tǒng)或文件夾中。你無法分析數(shù)據(jù)——當(dāng)然不能實時分析——或者構(gòu)建可以從中學(xué)習(xí)并優(yōu)化操作的模型。

如果沒有數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，像人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)這樣的技術(shù)只會是個遙遠(yuǎn)的夢想。根據(jù)美國咨詢公司高德納（Gartner）的研究，數(shù)據(jù)分析技術(shù)未能充分利用和數(shù)據(jù)未能快速可視化是中等規(guī)模機(jī)構(gòu)的招采團(tuán)隊所面臨的最大挑戰(zhàn)，甚至是大機(jī)構(gòu)的重大挑戰(zhàn)。

機(jī)構(gòu)正迅速走向數(shù)字化并受到數(shù)據(jù)驅(qū)動，招采也不例外。這些流程的自動化以及數(shù)據(jù)的數(shù)字化已迅速成為改善招采流程最高優(yōu)先事項之一。

3、風(fēng)險緩解

為增加利潤，每個企業(yè)都希望以盡可能低的成本，在盡可能短的時間內(nèi)，按盡可能優(yōu)惠的支付條款購買商品和服務(wù)。

根據(jù)高德納的研究，供應(yīng)鏈中未知/無形的風(fēng)險（如新冠肺炎疫情）是影響大中型機(jī)構(gòu)招采專業(yè)人員的主要挑戰(zhàn)。

鑒于這些固有風(fēng)險，擁有一個全面積極的風(fēng)險管理方法對招采來說至關(guān)重要。有效的風(fēng)險管理是一個計劃性的系統(tǒng)化過程，包括：

- 識別風(fēng)險
- 評估風(fēng)險的可能性和影響
- 應(yīng)對和控制風(fēng)險
- 持續(xù)監(jiān)控以識別新風(fēng)險

此外，隨著招采流程數(shù)字化程度的增加，網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險也相應(yīng)增加。這不是招采特有的風(fēng)險，因為自動化已經(jīng)滲透到企業(yè)的方方面面。

結(jié) 論

曾經(jīng)，招采的目標(biāo)非常簡單——高度重視成本控制。但是，受到全球化、社會責(zé)任、數(shù)字化和人才短缺的影響，企業(yè)復(fù)雜性迅速增加，招采的目標(biāo)也隨之發(fā)生改變，企業(yè)需優(yōu)化招采流程，以保持市場競爭力。

企業(yè)考慮招采優(yōu)先順序時，需要考慮損益表底線之外的東西，考慮這些新因素是如何相互作用進(jìn)而影響優(yōu)先順序的。

業(yè)務(wù)型招采流程是典型企業(yè)中最常見的日常活動之一。為了提高效率，為了給依賴數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的未來技術(shù)打好基礎(chǔ)，招采流程自動化必不可少。


8MSaaS SPM招標(biāo)采購管理軟件基于十多年的行業(yè)經(jīng)驗，將過往繁瑣的人手工序及紙本流程轉(zhuǎn)化為自動化并可審計的招采管理平臺，深得一眾國內(nèi)外企業(yè)用戶的信賴。

8MSaaS SPM招標(biāo)采購管理軟件可一站式管理采購全過程，包括采購申請、審批、訂單、合同、驗收入庫等，通過職責(zé)分離及電子留痕，將采購?fù)该骰?，有效降低采購成本和風(fēng)險，同時提高采購管理效率。

1、采購需求及申請

8MSaaS SPM通過簡化招采流程及電子化，讓采購更快更好，不受時間或地域限制。

當(dāng)在8MSaaS SPM提交采購申請時，即可看到物資的庫存情況，這就保證了大部分所采購物資的數(shù)量不會與實際需要的采購量發(fā)生重大偏離。

8Manage SPM還能從客戶需求的源頭控制企業(yè)的采購需求與計劃，每一個采購需求量都有據(jù)可依，減少不合規(guī)的多采購或少采購的情況。

如果采購產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度高，我們可以適當(dāng)拔高預(yù)測量，降低短缺風(fēng)險，如有過剩，供應(yīng)商還可以通過別的方式來消化庫存。

2、電子招標(biāo)

從資格預(yù)審問卷和招標(biāo)，到評標(biāo)、協(xié)商和授標(biāo)，8MSaaS SPM通過流程自動化極大提高了效率。

有了8MSaaS SPM招采管理軟件，邀請更多潛在投標(biāo)人變得更容易，運行諸如方向拍賣之類的協(xié)商模型更容易，這樣就能在最佳服務(wù)報價的背景下實現(xiàn)最佳定價。

每次招標(biāo)時選擇不同的招標(biāo)類型，8MSaaS SPM會自動帶出后臺設(shè)定好的規(guī)則，也會自動預(yù)選出此次招標(biāo)所匹配的供應(yīng)商，這樣可以減少人為的操作，提高人員的效率和準(zhǔn)確性。

3、采購合同

當(dāng)最終選標(biāo)確定，8MSaaS SPM的電子招標(biāo)可直接自動生成電子采購合同。

采購合同基本設(shè)置完成后，供應(yīng)商即可開始按照采購合同設(shè)定的可交付成果里程碑提交可交付成果，系統(tǒng)接收到可交付成果會自動觸發(fā)審批及驗收流程。

并且，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)的條件實時自動地采集和計算電子服務(wù)水平協(xié)議的結(jié)果。所有數(shù)據(jù)自動獲取，實時準(zhǔn)確。

4、供應(yīng)商管理

企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價格、售后服務(wù)、財務(wù)等方面的采購風(fēng)險，最關(guān)鍵的是與供應(yīng)商建立并保持良好的合作關(guān)系。

8MSaaS SPM能從多維度綜合評估供應(yīng)商的品質(zhì)。除了產(chǎn)品報價，還對供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)分、資格評審、準(zhǔn)入、分級管理，從源頭上篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

同時圍繞遲交率、拒收率、服務(wù)投訴、價格偏離、中標(biāo)情況等指標(biāo)，從交付、質(zhì)量等方面幫助企業(yè)統(tǒng)計供應(yīng)商績效，多維度地管理和改進(jìn)供應(yīng)商交付情況。

系統(tǒng)不僅會準(zhǔn)確追蹤記錄企業(yè)與供應(yīng)商每次交易的客觀數(shù)據(jù)，還會結(jié)合接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對他們的主觀績效評估，真正挖掘和保留優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

想要改善現(xiàn)代招采流程，如果沒有技術(shù)支持，難以實現(xiàn)。8MSaaS SPM招采管理軟件作為新時代的服務(wù)手段和工具，在提升企業(yè)采購能力、發(fā)揮運營效率、節(jié)約采購成本、打破信息盲區(qū)、開展實時監(jiān)督、防止采購腐敗等方面均能發(fā)揮積極作用，滿足不同企業(yè)對招采優(yōu)先事項的需求。現(xiàn)在申請8MSaaS SPM免費試用，為你的企業(yè)提升招采職能，實現(xiàn)招采自動化！