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如何在8MSaaS采購云平臺進行采購訂單跟蹤管理？
隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務不斷擴大，需要采購的材料也越來越多，但公司的訂單交易數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)混亂錯誤等問題，這對公司的收益產(chǎn)生非常大的消極影響。比如，某家公司的跟單員，不但要做進度跟蹤，還要做對賬單，而且還要核對單價，熟悉此種情況的人都明白，做著重復的工作，容易造成訂單錯亂、交貨不及時或者已交貨并沒有結算貨款等情況。而這些情況，單靠純手工管理或者普通的進銷存系統(tǒng)去記錄信息，是遠遠不夠的。
為了能夠更有效地管理采購訂單并能及時跟進，越來越多的中小企業(yè)使用專業(yè)的云端采購管理系統(tǒng)來處理。下面以8MSaaS SPM采購管理軟件為例，看看一款便捷好用的管理軟件怎么幫助企業(yè)解決訂單跟蹤管理問題。
8MSaaS SPM采用云端部署方式，支持從采購申請到付款整個采購過程的管理，所有信息都是共享和及時響應，一切在你的采購過程中完全控制和可見。
1、采購申請
采購請求，是采購業(yè)務的起點，企業(yè)內(nèi)部提出采購申請，生成采購訂單。
8MSaaS SPM采購訂單可以由采購人員手動添加，也可以從采購計劃直接生成。從采購計劃生成采購訂單時，系統(tǒng)會將數(shù)據(jù)自動帶過來，無需進行二次錄入，節(jié)省人工成本。
8MSaaS SPM采購訂單基本信息頁面
2、采購審核
采購訂單是整個采購業(yè)務的核心，通過采購訂單可以跟蹤采購的整個業(yè)務流程。
為了避免采購訂單出錯，采購訂單生成后需要有上級人員去審核，審核完畢后才能真正發(fā)起采購。8MSaaS SPM可以根據(jù)預設的審批流，對采購訂單進行分階段提交審批。
當采購訂單通過審批后，8MSaaS SPM會以PDF形式打印出來寄給供應商。若此供應商還有其他采購訂單，采購員可以合并同一供應商的其他訂單，一并寄出。
3、采購到貨
采購到貨，是采購訂單和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，確認供應商所送貨物的數(shù)量、價格和金額等信息，確認后傳遞到倉庫。
在8MSaaS SPM直通式采購環(huán)境下，供應商可在線審核采購訂單并確認，在此訂單上創(chuàng)建發(fā)貨安排。
收到供應商發(fā)來的貨品后，相關人員查看采購訂單信息，了解收貨數(shù)量與采購數(shù)量是否存在偏差，記錄在系統(tǒng)內(nèi)，做到有依可循。相關人員登記收貨清單，包括收到的貨品數(shù)量、需退貨的數(shù)量及采購維保期，提交上級進行收貨確認。
收貨確認后，8MSaaS SPM將實時更新庫存信息，采購人員、庫房人員可實時查看到具體倉庫該產(chǎn)品的庫存情況。系統(tǒng)還提供庫存報表，以便查看整個集團企業(yè)的庫存管理情況。
4、采購質(zhì)檢
不少企業(yè)對貨品的質(zhì)量檢測主要依賴有經(jīng)驗的員工的主觀判斷，8MSaaS SPM提供質(zhì)量檢測模版，方便人員從不同維度對貨品質(zhì)量進行檢測，從而確保貨品的及格率。
質(zhì)檢報告可以打印出來，方便倉管人員查看。整個收貨入庫及質(zhì)檢確認過程，相關人員在同一平臺協(xié)同操作，所有信息公開共享，從而大幅度提高收貨入庫的效率及保障采購材料的質(zhì)量。
5、采購退貨
若質(zhì)檢不通過，需退貨，倉管人員可直接在系統(tǒng)內(nèi)生成退貨單，填寫退貨數(shù)量及相關信息。同時，退貨數(shù)量將直接影響供應商的績效考核，這也在一定程度上督促供應商提供優(yōu)質(zhì)的貨品。
6、采購開票
當電子采購訂單確認后，供應商根據(jù)此采購訂單的付款條件自動生成電子發(fā)票，系統(tǒng)會把此電子發(fā)票自動發(fā)給企業(yè)的采購負責人。
同時，此電子發(fā)票的審批流程馬上觸發(fā)，審批通過后，系統(tǒng)會自動把已審批的付款申請發(fā)送給供應商。
收到供應商發(fā)票后，采購方就可按付款安排分期對供應商付款。
7、采購結算
不同類型的材料有不同的付款周期。有些材料采購，需要100%預付款；而對長期合作的賒銷，款期則相對較長，收到供應商發(fā)票，確認后方進行付款。同時，付款請求需經(jīng)各級領導審批。
在系統(tǒng)同一頁面，采購人員能夠實時追蹤到應付金額、已付金額，資金去向清清楚楚。另外，系統(tǒng)提供報表方便領導層了解所有付款請求情況。
采購訂單、銷售單與付款既可以由每個分子公司分別管理，也可以由整個集團統(tǒng)一管理。
沒有信息化采購管理軟件，每天成百成千的訂單，可以想象需要多少人力資源、需要花費多少運營成本。采購作為企業(yè)重要的環(huán)節(jié)之一，對于采購訂單的實時追蹤和管理能夠提升企業(yè)的精細化管理水平，提升效率。選擇8MSaaS SPM管理跟蹤采購訂單，減少工作量和成本，同時提高交付可靠性，快來申請免費試用吧！
