8MSaaS：項(xiàng)目管理的12個(gè)步驟，讓你輕松管理項(xiàng)目

沒有任何一個(gè)項(xiàng)目能輕而易舉成功。當(dāng)你接到任務(wù)要求負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，可以根據(jù)下列12個(gè)步驟開始管理你的項(xiàng)目，為整個(gè)項(xiàng)目全程保駕護(hù)航。

規(guī)劃項(xiàng)目的步驟
 
1、確定項(xiàng)目范圍
 
在任何項(xiàng)目中，第一個(gè)也是最重要的步驟是確定項(xiàng)目的范圍。你應(yīng)該實(shí)現(xiàn)什么或創(chuàng)造什么？項(xiàng)目的目標(biāo)是什么？同樣重要的是確定項(xiàng)目范圍不包含什么。如果你無(wú)法從領(lǐng)導(dǎo)那里獲得充分的定義，你就要自己弄清楚項(xiàng)目范圍，然后跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。
 
舉個(gè)例子，籌備婚宴時(shí)，你可以將其視作你的范圍：在某個(gè)特定日期之前籌備百名賓客參與的婚宴，包括晚餐、開放式酒吧、結(jié)婚蛋糕、為了方便跳舞的現(xiàn)場(chǎng)樂隊(duì)，費(fèi)用不超過2萬(wàn)美元。
 
2、確定項(xiàng)目所需的和可用的資源
 
你有哪些人員、設(shè)備和資金可以幫助實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)？作為項(xiàng)目經(jīng)理，你一般不會(huì)直接控制這些資源，但必須通過矩陣管理來(lái)管理資源。
 
矩陣管理是指在公司內(nèi)部利用已確定的層次結(jié)構(gòu)來(lái)完成你需要完成的工作。假設(shè)Joe為你的項(xiàng)目工作，也為他的部門工作，他就得聽兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的。作為項(xiàng)目經(jīng)理，試著與項(xiàng)目參與人的上司以及你所借設(shè)備的所有者保持聯(lián)系，這樣你就可以解決沖突。
 
3、了解項(xiàng)目時(shí)間軸
 
項(xiàng)目什么時(shí)候必須完成？當(dāng)你制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，在如何利用項(xiàng)目過程的時(shí)間方面，你或許會(huì)有一些靈活性，但項(xiàng)目最后期限通常是固定的。如果你決定利用加班時(shí)間來(lái)完成計(jì)劃，那么你必須將其與預(yù)算的限制進(jìn)行權(quán)衡。
 
4、 詳細(xì)列舉工作
 
完成項(xiàng)目必須創(chuàng)建的主要部分或組件是什么？例如，一個(gè)婚宴需要高水平的接待廳、食物、飲料、蛋糕，客人和娛樂。當(dāng)然，每一個(gè)較大的項(xiàng)目都能分解成許多附加項(xiàng)目。這是下一步。
 
在上面的婚宴例子中，你可能有一個(gè)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人負(fù)責(zé)不同的部分。與你的團(tuán)隊(duì)成員合作，詳細(xì)說(shuō)明完成每個(gè)主要項(xiàng)目的必要細(xì)節(jié)。
 
負(fù)責(zé)食品的人必須了解選項(xiàng)和成本限制，必須做出有利于實(shí)現(xiàn)范圍的選擇。列出每個(gè)較大步驟中較小的步驟。詳細(xì)描述步驟時(shí)，你需要深入多少層將取決于項(xiàng)目的大小及復(fù)雜性。
 
5、制定初步計(jì)劃
 
把所有步驟組合成一個(gè)計(jì)劃。完成此步一個(gè)比較好的方法是，利用優(yōu)先表來(lái)標(biāo)識(shí)哪些事項(xiàng)必須優(yōu)先于其他事項(xiàng)。正式的項(xiàng)目管理實(shí)踐要求開發(fā)所謂的網(wǎng)絡(luò)圖并確定關(guān)鍵路徑。雖然這可能超出了你的需求或知識(shí)水平，但核心內(nèi)容是按照正確的順序安排活動(dòng)，然后為活動(dòng)分配資源。
 
需要問的問題有：先做什么? 下一步做什么? 哪些使用不同資源的步驟可以同時(shí)進(jìn)行？每一步的執(zhí)行者是誰(shuí)? 需要多長(zhǎng)時(shí)間？有許多極好的軟件可以自動(dòng)為你處理這些細(xì)節(jié)。問問處于類似職位的人，問問他們都用了什么軟件。
 
6、創(chuàng)建基線計(jì)劃
 
從團(tuán)隊(duì)及其他利害關(guān)系人那里獲得初步計(jì)劃的反饋。調(diào)整時(shí)間軸和工作日程，使項(xiàng)目在可用時(shí)間內(nèi)完成。對(duì)初步計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整，形成基線計(jì)劃。

 
管理項(xiàng)目的步驟
 
7、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
 
讓團(tuán)隊(duì)成員聚在一起，并開始交談。他們都是技術(shù)專家。這就是他們的部門主管將他們分配到這個(gè)項(xiàng)目的原因。你的工作是管理整個(gè)團(tuán)隊(duì)。
 
8、制定計(jì)劃
 
制定計(jì)劃很重要，但計(jì)劃是可以變更的。你計(jì)劃每天早上開車上班。如果一個(gè)十字路口因?yàn)榻煌ㄊ鹿嗜嚵?，那么你改變?jì)劃，換另一種方式上班。對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃而言是同樣的道理。根據(jù)需要改變計(jì)劃，但始終記住范圍和資源。
 
隨著計(jì)劃的開展和工作的完成，你將進(jìn)入監(jiān)控階段。在這個(gè)階段，你要努力控制成本、資源和質(zhì)量以及：
 
9、申請(qǐng)項(xiàng)目調(diào)整
 
項(xiàng)目分配的時(shí)間、金錢和人才幾乎從來(lái)不夠。你的工作是設(shè)法利用你所擁有的有限資源。不過，項(xiàng)目常常會(huì)受到一些不切實(shí)際的限制。你需要向你的領(lǐng)導(dǎo)提出你的意見和理由，同時(shí)要求改變這些不切實(shí)際的限制。在項(xiàng)目初期要求變更。不要等到遇到麻煩時(shí)才提你要變更。
 
當(dāng)你開始獲取資源和采購(gòu)的必要材料時(shí)，你就進(jìn)入了執(zhí)行階段。在這個(gè)階段，你需要:
 
10、監(jiān)控團(tuán)隊(duì)進(jìn)展
 
項(xiàng)目開始時(shí)，你不會(huì)取得什么進(jìn)展，但之后你要開始監(jiān)控每個(gè)人的工作。這會(huì)使得擔(dān)憂成為問題之前更容易被人發(fā)現(xiàn)。
 
11、記錄所有操作
 
保留記錄。每次更改基線計(jì)劃時(shí)，你都要記下變動(dòng)的地方以及必須變動(dòng)的原因。每次給項(xiàng)目添加新需求時(shí)，你都要記下需求來(lái)自何處以及時(shí)間軸或預(yù)算是如何就需求做出調(diào)整的。你不可能記住所有事，所以把它們記下下來(lái)，這樣你就可以在項(xiàng)目審查結(jié)束時(shí)查看它們并從中學(xué)習(xí)。
 
12、告知所有干系人
 
始終讓項(xiàng)目利害關(guān)系人了解項(xiàng)目進(jìn)展。每完成一個(gè)里程碑，就讓他們知道你取得的成功。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，你也要及時(shí)告知他們。
 
同時(shí)，讓你的團(tuán)隊(duì)了解情況。如果正在考慮變更，請(qǐng)盡可能提前告知團(tuán)隊(duì)成員。確保團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都知道其他人正在做什么。

額外幫助

項(xiàng)目管理的難處在于不可靠的項(xiàng)目管理信息以及由此產(chǎn)生的不誠(chéng)實(shí)行為或信息。

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，單純的信息記錄工具并沒有檢測(cè)謊言的邏輯能力，只能信任用戶輸入的內(nèi)容。

因此，為了項(xiàng)目順利如期落地，相比單純的信息記錄工具記錄項(xiàng)目信息，實(shí)時(shí)和隨時(shí)掌握項(xiàng)目真實(shí)情況并及時(shí)知道偏差的項(xiàng)目管理工具8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件能夠給出更可靠的解決方案。

管理的本質(zhì)是使人們保持誠(chéng)實(shí)，而8MSaaS PM則能保持項(xiàng)目管理信息的高度可靠。

8MSaaS 的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可實(shí)時(shí)審計(jì)追蹤（區(qū)塊鏈）每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或可交付成果。它還能向每個(gè)項(xiàng)目成員顯示唯一的、一致的、實(shí)時(shí)精準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行合二為一的信息視圖，從而能完全消除由多個(gè)版本的真相而造成的誤解。

實(shí)時(shí)和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問題，找到問題的原因及確定問題的責(zé)任人。信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地呈現(xiàn)給企業(yè)所有利益相關(guān)者，人們將會(huì)更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高項(xiàng)目成功率。

正因?yàn)檫@樣，8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件不僅可應(yīng)用于任何小型項(xiàng)目、分布式項(xiàng)目管理（如團(tuán)隊(duì)分散在不同地區(qū)及時(shí)區(qū)），也非常適用于大型項(xiàng)目管理以及多項(xiàng)目管理。

沒有任何一個(gè)項(xiàng)目能輕而易舉的成功，但你可以通過項(xiàng)目管理工具去爭(zhēng)取更大的成功率。想實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn)，想提升企業(yè)項(xiàng)目管控的能力，馬上申請(qǐng)8MSaaS PM免費(fèi)試用吧！