8MSaaS：如何選擇合適的小型項目管理工具？

小型項目通常是指工作量在三人至十幾人之間的項目，這類項目一般是放任自流，少有管理，通常具有投資少、人員少、時間緊、需求不明確等特點(diǎn)。如借助小型項目管理工具，可以節(jié)省大量時間和避免資源浪費(fèi)，提高項目效率。下面介紹小型項目團(tuán)隊常遇到的問題，以及項目管理工具是如何有效協(xié)助解決這些問題的，與大家一起分享交流。

因資源有限，小型項目團(tuán)隊很少設(shè)有專職的項目經(jīng)理控制項目進(jìn)度，以至于規(guī)范的項目管理方法常常被忽視。另一方面，由于小型項目直接溝通成本較低，過多的項目管理流程反而使得項目執(zhí)行過程變得更繁瑣。

也正因為這樣，在項目管理過程中，小型項目團(tuán)隊大多數(shù)會遇到以下問題：

1、項目質(zhì)量、進(jìn)度跟不上

小型項目執(zhí)行過程中，缺乏統(tǒng)一的項目工作流程，不知道先做什么再做什么，沒有一一個詳細(xì)的規(guī)劃，往往等事情發(fā)生了才去安排相應(yīng)的工作，導(dǎo)致項目拖延，項目缺陷多。

2、信息流通有障礙

大部分小型項目在管理時，都是幾個人各自為政，沒有一個統(tǒng)一協(xié)作交流的平臺來互相溝通協(xié)商，并記錄成果，導(dǎo)致信息孤島的形成。

3、對項目進(jìn)度控制不足

沒有對項目整體進(jìn)度制定合理的進(jìn)度計劃，對各成員的工作任務(wù)沒有及時分配，并且也無法實時跟蹤項目的實際進(jìn)度執(zhí)行情況，導(dǎo)致進(jìn)度毫無條理地進(jìn)行。

4、項目文檔資料不集中

不重視項目文檔資料的整理工作，對項目過程沒有管理好，無法累計項目經(jīng)驗，也不利于以后的工作交接。

因此，小型項目迫切需要引入適度的規(guī)范管理。本文針對小型項目執(zhí)行過程中的核心管理問題，給出一些行之有效的解決方案。


1、需求管理

對于任何類型的項目，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個項目管理的重中之重。

需求管理通常包括兩個大方面的問題：需求收集分析與需求變更管理。

首先，對于需求收集與分析，需求不明確是最大的風(fēng)險來源。因此，在需求分析階段，必須多花一些時間，站在客戶立場上設(shè)身處地考慮問題，幫助用戶將模糊的需求清晰化，將簡略的需求明細(xì)化，將混亂的需求邏輯化、條理化。

其次，任何項目都無法承受頻繁的需求變更與需求增加。除了在需求收集階段需要盡可能將需求細(xì)化外，還需要在適當(dāng)階段盡量凍結(jié)需求，否則，將會為項目嚴(yán)重拖延、開支嚴(yán)重超出預(yù)算埋下地雷。在需求細(xì)化的后期階段，必須與客戶就需求凍結(jié)和后期需求增加的費(fèi)用支付方式達(dá)成共識。

2、進(jìn)度管理

項目進(jìn)度管理，主要關(guān)注幾個方面：

任務(wù)分配、人力資源分配、時間分配要和項目進(jìn)度協(xié)調(diào)；
任務(wù)分解要合理，并且盡量并行化；
對項目進(jìn)度控制要盡量細(xì)致，并且在實際執(zhí)行過程中審查要嚴(yán)格;
針對項目中不容易控制的部分，如技術(shù)難點(diǎn)、來自于客戶的時間拖延要做好充分的準(zhǔn)備；
要為測試、缺陷修正和預(yù)期的需求變更預(yù)留足夠的時間


3、風(fēng)險管理

失去對項目風(fēng)險的有效管理是導(dǎo)致項目失敗最主要原因之一。

哪怕是小型項目，都必須在項目的開始階段識別出項目風(fēng)險并評估出排在最前面的那些風(fēng)險（前五或前十）作為觀察和跟蹤的重點(diǎn)，并在項目進(jìn)展過程中持續(xù)關(guān)注那些新出現(xiàn)的風(fēng)險，提前準(zhǔn)備應(yīng)對方案。

4、團(tuán)隊管理

對于項目團(tuán)隊管理，要做到分工明確、因人施用。

根據(jù)團(tuán)隊成員各人水平的高低，合理分配工作量，并且關(guān)注團(tuán)隊內(nèi)部的交流溝通結(jié)構(gòu)，避免“互相等”和“誤解”。

盡量讓每個人的工作量飽和，在項目開始以后，要盡可能保持團(tuán)隊穩(wěn)定，避免人員變更給團(tuán)隊帶來的協(xié)作混亂。

5、文檔管理

對于小型項目，必須有文檔要求，否則后期的經(jīng)驗積累會變得困難；其次，對文檔的要求應(yīng)該適度，即夠用即可。

文檔管理以便于后續(xù)工作為目標(biāo)，不做過于繁瑣的要求，不應(yīng)把大量精力投入進(jìn)過于繁瑣的文檔編寫。此外，還應(yīng)注意文檔的版本控制。


要想方便快捷實現(xiàn)以上這些解決方案，選擇合適的小型項目管理工具是關(guān)鍵。

小型項目對軟件功能的需求比較簡單，同時還缺乏專業(yè)軟件維護(hù)人員，因此對小型項目管理者來說，簡單易用、貼合需求的項目管理軟件才是最佳選擇。

這里推薦有著十多年市場實踐經(jīng)驗的8MSaaS項目管理軟件。

8MSaaS PM為適應(yīng)小型項目的實際需求，不僅支持需求動態(tài)變化的管理，也可靈活擴(kuò)展以滿足傳統(tǒng)項目監(jiān)控的管理需求（如時間管理，成本管理），促進(jìn)項目整體規(guī)范化運(yùn)行，讓項目管理組織內(nèi)的所有工作有序協(xié)同。

8MSaaS PM項目管理軟件優(yōu)勢：

1-理清項目計劃的優(yōu)先順序，指派活動負(fù)責(zé)人并實時跟蹤項目進(jìn)展
2-有效管理資源技能和資源分配，方便你隨時找到合適的項目資源
3-實時跟蹤管控項目成本預(yù)算、資金計劃等，便于你動態(tài)掌握成本
4-統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，所有成員在此進(jìn)行任務(wù)分配、溝通交流等
5-提供強(qiáng)大的機(jī)制，幫助你管理問題、跟蹤問題和系統(tǒng)地解決問題
6-提供移動App靈活管理，實現(xiàn)待辦處理、消息查看、數(shù)據(jù)分析等

綜上，小型項目管理必須結(jié)合自身的特點(diǎn)和目標(biāo)，選擇適合自己的項目管理軟件才是最好的。對于初創(chuàng)公司和小型企業(yè)而言，盡早開始使用項目管理工具是非常重要的事?，F(xiàn)在就來申請8MSaaS PM免費(fèi)試用吧！